Kompetens hos beställaren är viktigt när företaget ska ge sig in i e-affärer

av Lars Dykert, LRD Revision och Rådgivning

Lars var tidigare under många år partner och auktoriserad revisor vid KPMG. Han är i dag verksam som ledningskonsult inom bolagsstyrning och projektstyrning samt som rådgivare inom området elektroniska affärer.

I många företag blir beslutsprocessen alltför snabb när man kastar sig in i en lösning för e-inköp eller e-fakturering därför att en stor och betydelsefull kund eller leverantör trycker på om att företaget skall införa e-system för att effektivera rutinerna hos motparten.

Lösningen blir sällan lyckad, eftersom framgångsrika e-affärer bygger på ett ”vinna/vinna-koncept”; båda de inblandade affärsparterna skall gynnas av att man ersätter pappersflödet med elektroniska meddelanden. Man skall alltså inte huvudstupa kasta sig in i e-affärer för att någon annan bestämmer att det ska ske utan man säger stopp och belägg och startar en analys av hur idén kan gagna det egna företaget. Ingen känner dina affärer bättre än du själv.

Nulägesanalys av processer och rutiner

Man gör som en duktig orienterare, man klarar noga ut var man befinner sig i starten och vilken väg som är den bästa för att nå målet att införa e-affärer  på kortast tid och med minst ansträngning.

Första steget är alltså att göra en nulägesanalys av hur dagens rutiner och processer ser ut och vad kostnaden är för dem i mantid och övriga utgifter.
Ditt företag kanske har duktiga säljare som säljer och säljer men du har kanske flaskhalsar i produktion och leverans? Eller ditt företag är duktigt på att producera och leverera men långsamt i att fakturera?  Dessa problem skapar onödig kapitalbindning och likviditetsbekymmer. Gör en snabb analys av företagets c:a 10-tal huvudprocesser från ax till limpa, som är gemensamma för alla företag, både tillverknings- och tjänsteföretag. Samla in fakta om antal leverantörer, antal leverantörsfakturor, handläggningstider, dröjsmålsräntor, produktions- och leveransdata, antal kunder, antal kundfakturor,tryck- och portokostnader, utestående fordringar, kundförluster etc. etc. Gör inte ett jätteprojekt av detta utan sätt in ett pilotprojekt där du tror att du tjänar mest pengar på övergång till e-system. Kontakta ett antal viktiga kunder och/eller leverantörer och ta reda på vad de tycker om företagets nuvarande prestationer.  Tänk i termer av flödeseffektivitet inom företaget och gentemot kunder och leverantörer.

Offertbegäran, utvärdering av systemleverantörer

Nu har du fått fram underlag till att arbeta fram en intresseförfrågan till ett antal systemleverantörer som du tror är kapabla att leverera en lösning som motsvarar de krav du ställt upp. Antalet leverantörer som du kontaktar bör vara relativt begränsat för att underlätta bedömnings- och utvärderingsproceduren. Självklart är det en fördel att du skaffar dig allmän information om vilka tänkbara leverantörer som finns på marknaden. Men det är du som styr processen. Låt inte någon annan ta över kommandot. Utarbetar du förfrågningsunderlaget på ett strukturerat sätt har du redan fått fram en del av underlaget till en lönsamhetskalkyl för den planerade e-systemlösningen. Med hjälp av systemleverantörernas erbjudanden skall du kunna göra ett första utkast till förkalkyl/investeringskalkyl till den planerade e-systemsatsningen. Undersök två till tre intressanta lösningar litet närmare, utvärdera dem mot varandra och välj den bäste med hänsyn till kvalité, pris samt vad lönsamhetskalkylen indikerar som bästa lösning.
Avtal, implementering

Nu har du kommit till en kritisk punkt i satsningen, att ingå avtal med vald leverantör. Se till att dina krav i offertbegäran och beskrivna lösningar från systemleverantören kommer med i avtalet tillsammans med tid- och leveransplan med kontrollstationer inlagda. Var medveten om att du som beställare och systemleverantören delvis har olika mål som ni måste hitta en balans emellan. Du ser främst till effektmålen att nå avsedd effektivisering i verksamheten, utföraren ser till projektmålen, att utföra uppdraget med lönsamhet, det vill säga i tid och till beräknad resursinsats. Båda parter måste vara beredda att sätta in överenskomna resurser om arbetet med implementeringen skall bli effektivt.

När avtalet är klart kan ni starta samarbetet för att nå det gemensamma målet, det vill säga ett driftsatt system, levererat i tid, med överenskommen kvalité och kostnad. Hinder och svårigheter under projektets gång måste lösas snabbt och på rätt nivå. Detta kräver att avsedd kommunikation mellan ansvariga personer i projektet finns beskriven i avtalet.

Uppföljning, leveransgodkännande och projektavslut.

Det är lämpligt, speciellt vid större projekt, att i avtalet bestämma ett antal kontrollstationer, där uppföljning från båda parter i projektet skall ske, att överenskomna delmål uppnåtts och att korrigeringar snabbt vidtas om så inte är fallet. Före driftsättning av systemet skall beställaren ge ett godkännande av att i avtalet överenskomna funktioner i systemet har tillgodosetts. Upptäckta brister vid test och driftstart skall åtgärdas innan slutgiltigt godkännande kan ske och projektet avslutas.

Vid rundabordssamtalet behandlar vi betydelsen av beställarens kompetens vid upphandling, vikten av en genomarbetad förstudie för att få fram ett bra förfrågningsunderlag, metoder för utvärdering av systemleverantörer, upprättande av förkalkyl/investeringskalkyl,  avtalsskrivning, uppföljning under projektets gång, driftstart, slutligt leveransgodkännande och projektavslut.