Strategi för lägre antal fakturor och styrd spend för indirekt material

av och med Jonas Magnusson, Inköpschef, Crane AB

Crane AB är ett av de ledande företagen på världsmarknaden inom sedelpapper, sedeltillverkning och övrigt säkerhetspapper. Idag arbetar ca 1400 medarbetare inom Crane varav ca 400 verksamma i Sverige. Crane omsatte 2010 1,4 MDR

Jonas Magnusson på Crane AB, arbetar som inköpschef sedan ett år och har varit med att skapa en p2p-process för ökad styrning och kontroll över såväl spend som betalningsflöden i organisationen. Crane har ca 30 beställare och hade tidigare ingen entydig inköpsprocess för indirekt material. Inköpsorganisationen agerade i huvudsak som avropare från på de förslag som kom från organisationen.Vilket också gav att ett stort antal leverantörer användes för ett avgränsat behov och måttlig spend.

Efter en behovsanalys stod det klart att direkt material var under kontroll och fungerade enligt uppsatt process men att indirekt material – trots att spend inte var den stora utmaningen – så var antalet fakturor det. Det stod också tidigt klart att den stora administrativa vinsten skulle komma vid matchning mellan order och faktura.

Huvudanledningarna till P2P-projektet var:
– Kontroll över kommande betalningar
– Förenkla, förtydliga och förbättra de administrativa rutinerna
– Frigörande av resurser

Det är en gråzon var gränsen mellan inköp och ekonomis ansvar går. Idag har man på Crane skapat ett P2P användarforum där både inköpschef, ekonomichef och användare sitter med. Rekvisitionsblocken är nyligen destruerade, någon enstaka inköpsanmodan om 0 kronor dyker fortfarande upp, men idag görs mer än 98% av inköpen via affärssystemet och därmed har varje inköp ett inköpsordernummer och fakturorna matchas på radnivå. Leverantörerna har tyckt att det varit positivt att få en strukturerad order – tidigare kunde order komma in via telefon och vid en dispyt var det inte lätt heller för dem att kunna referera tillbaks till vem som lagt order och vad ordern avsåg.”

Vad har varit svårast så här långt i ert P2P-projekt?


För redovisning/ekonomi att hantera alla behövliga atteststrukturer i vårt affärssystem och finna ett smidigt sätt att uppdatera och förändra vid attestdelegering. Den tydligaste förändringsresan har ändå varit för de delar av organisationen som tidigare använt muntliga beställningar (mot faktura) som främsta arbetssätt.

Vilka mättal använder ni för att mäta att ni utvecklas i enlighet med plan?


Vi har varit och är mycket pragmatiska i denna uppföljning där vi mäter antal fakturarader som har inköpsorder (%). Vi delar upp det på indirekt material och direktmaterial (100%) samt att vi gör en total siffra. För att driva förändringen i organisationen har jag tillsammans med leverantörsreskontran gått igenom alla fakturor och skickat ut dem med mejl till alla ansvariga för ett kostnadsställe som har fakturor utan inköpsorder. Till detta har vi kompletterat med information, dialog, utbildningar och daglig- samt månadsuppföljning (del i KPI-rapport).

Vad anser du att den största förändringen kring synen av indirekt spend har varit i er organisation?

Det har blivit tydligt att indirekt spend är en viktig och påverkbar del av vår totala kostnadsmassa och att den går att effektivisera på administrationsdelen. Vidare har vi gjort tydliga kostnadsförbättringar genom konsolidering av leverantörers volymer. Vi har också via detta arbete funnit underliggande potentialer till fortsatt förbättringar i leverantörsstruktur.

Vad blir nästa steg i er utveckling?

Vi har lagt en grund och påbörjat ett bra förbättringsprogram och som ett nästa steg kommer vi under våren att implementera ett (påhängsprogram) program för e-faktura.