Dålig kvalitet i betalningsprocessen kostar företag mycket pengar

av Fredrik Lundholm, Försäljningschef och en av grundarna till Purchase Solutions AB

Fakturainformation som inte tolkas korrekt i samband med skanning kan bli en dyr historia för företag om de inte upptäcks i tid. Avvikelser som leder till en kostnad vid hantering av leverantörsfakturor uppstår i samtliga verksamheter i olika stor utsträckning. Analyser som Purchase Solutions AB gjort visar att det i genomsnitt uppstår avvikelser på 0,3 % av företagets totala fakturavolym. Detta motsvarar 3 fakturor på 1000 st. För transaktionsintensiva företag innebär det mycket pengar som går förlorat. Ett företag med en årlig omsättning på 1-3 miljarder handlar det i snitt om förlorat kapital i storleken 500 tkr – 1000 tkr visar Purchase Solutions AB:s analyser.

Den vanligaste avvikelsen är den ingående momsen. Momsbelopp som inte tolkas korrekt, eller inte tolkas alls. Detta resulterar i att fakturan kostnadsförs med ett för högt belopp och därmed påverkar resultatet negativt. Det resulterar också i att den ingående momsen inte bokförs och dras av mot Skatteverket, vilket i sin tur resulterar i förlorat kapital. Andra typer av avvikelser är dubbelbetalningar, fakturor betalda i fel valuta, felaktigt hanterade kreditfakturor och betalda s.k. ”bluffakturor”.

Kvalitén i betalningen påverkas genom hela flödet från inköpet till att fakturan blir betald och bokförd. Varje del i processen går att påverka för att höja kvalitén i betalningen, och minimera risken att förlora pengar. Kvalitén i betalningen och risken att där förlora pengar diskuteras sällan i processen P2P, menar Fredrik Lundholm, Försäljningschef och en av grundarna till Purchase Solutions AB som arbetar med att återföra förlorat kapital till företag genom en analys av leverantörsreskontran.

”Få företag är idag medvetna om hur kvaliteten i dess betalningsprocess är, och hur mycket pengar det kostar företaget varje månad i förlorat kapital. Fokus för utveckling av P2P hos företag inriktas ofta på effektivisering av administration, med lägre kostnader som resultat. Detta är självklart korrekt, men att ha med parametern gällande ditt företags kvalitet på betalningar är också viktigt när processen P2P ska utvecklas och utvärderas” säger Fredrik Lundholm.

Några exempel på åtgärder i P2P som leder till ökad kvalitet i betalningsprocessen är:

  • En centraliserad inköpsorganisation minskar antal ”vilda inköp”, som i sin tur leder till minskat antal leverantörer. Desto fler leverantörer ett företag har, desto fler fakturamallar ska tolkningsprogrammet lära sig.
  • Att arbeta med inköps- och kontraktsmatchning innebär inte bara en effektiv hantering i flödet, utan resulterar också i en avstämning att korrekt fakturainformation hanteras. Missar tolkningsprogrammet exempelvis momsen på en faktura kommer matchningen flagga en avvikelse då fakturabeloppet inte stämmer mot beställningen.
  • E-fakturor leder till en väsentlig kvalitetshöjande åtgärd vad det gäller betalning då data valideras och godkänns av mottagaren.

Purchase Solutions är ett snabbt växande nordiskt företag inom området Recovery Audit. Med bakgrund från revisions- och konsultbranschen och med specialkompetens inom området P2P hjälper vi företag att kvalitetssäkra dess leverantörsfakturaprocess.

>>www.purchasingsolutions.se